Brauchen wir wirklich ein Gutscheinsystem? Lohnt sich das auch für einen kleineren Betrieb? Und weshalb nicht einfach weiterhin Gutscheine manuell ausstellen?
Wer sich mit einem professionellen Gutscheinsystem beschäftigt, hat meist einige Fragen, was völlig verständlich ist. Immerhin geht es nicht nur darum, einen Gutscheinshop auf der Website einzubinden. Auch bestehende Prozesse, Kosten, der Aufwand für die Einführung und die tägliche Arbeit mit dem System sind entscheidungsrelevante Faktoren.
Unser Verkaufs- und Beratungsteam führt täglich Gespräche mit Hotels, Restaurants, Freizeitbetrieben und vielen weiteren Unternehmen. Dabei begegnen ihm immer wieder ähnliche Fragen und Bedenken.
Wir haben die häufigsten gesammelt und unseren Sales Consultant Gianluca Di Sante gefragt, welche Tipps er Interessierten mit auf den Weg geben würde.
Inhalt auf einen Blick
«Wir verkaufen unsere Gutscheine bereits – wozu brauchen wir ein zusätzliches Gutscheinsystem?»
Ein Gutscheinshop ist nur ein Teil eines professionellen Gutscheinsystems. Mindestens genauso wichtig ist das, was im Hintergrund passiert.
Verkauf, Einlösung, Teileinlösungen, Kontrolle und Reporting müssen im Alltag reibungslos funktionieren. Werden Gutscheine manuell verwaltet, können diese Prozesse schnell sehr zeitintensiv werden – insbesondere, wenn mehrere Mitarbeitende oder Verkaufs- und Einlösestellen beteiligt sind.
Mit einem zentralen System hingegen werden Online- und Vor-Ort-Verkäufe gemeinsam verwaltet. Verkaufs- und Einlösereports stehen zur Verfügung und einzelne Vorgänge lassen sich nachvollziehen. Dadurch reduziert sich nicht nur der administrative Aufwand, sondern das gesamte Gutschein-Handling wird auch übersichtlicher.
Gianluca: «Natürlich kann man Gutscheine weiterhin manuell ausstellen und verwalten. Dabei sollte man sich jedoch bewusst sein, wie viel Arbeit dahintersteckt. Ein Gutschein muss erstellt, angepasst, eventuell verpackt und verschickt werden. Später muss auch die Einlösung sauber dokumentiert werden. Mit einem zentralen System sind viele dieser Schritte automatisiert und jederzeit nachvollziehbar.»
«Warum sollte ich Gutscheine überhaupt online verkaufen?»
Ein Gutschein wird häufig dann gesucht, wenn es schnell gehen muss: ein Geburtstag, ein Dankeschön oder ein Geschenk in letzter Minute. Genau in diesem Moment sollte der Weg zum passenden Gutschein möglichst kurz sein.
Wer online nach einem Geschenk sucht, möchte nicht erst ein Formular ausfüllen, auf eine Rückmeldung warten oder zu einem Betrieb fahren müssen. Ein digitaler Gutscheinshop ermöglicht es, das passende Angebot direkt zu finden, zu personalisieren, zu bezahlen und auf Wunsch sofort als Print@Home-Gutschein zu erhalten.
Für Gianluca liegt deshalb eine der wichtigsten Fragen nicht nur darin, was ein Gutscheinshop bringt – sondern was ohne ihn möglicherweise verloren geht:
Gianluca: «Die Frage ist für mich nicht nur: Was bringt mir ein Gutscheinshop? Sondern auch: Wie viel Umsatz geht mir verloren, wenn ich online nicht präsent bin? Wer kurzfristig einen Gutschein sucht, möchte ihn einfach finden, direkt kaufen und sofort erhalten können. Ist das nicht möglich, entscheidet sich der Gast möglicherweise für einen anderen Anbieter.»
Dabei geht es nicht darum, den physischen Gutschein zu ersetzen. Gäste können weiterhin selbst entscheiden, wie sie ihren Gutschein erhalten möchten – digital als Print@Home, per Post oder vor Ort. Der Onlineverkauf ergänzt diese Möglichkeiten und macht das Gutscheinangebot rund um die Uhr zugänglich.
«Wir haben bereits einen Onlineshop. Reicht das nicht?»
Diese Frage hören wir häufig. Entscheidend ist allerdings, was der bestehende Shop abdeckt. Ein klassischer Onlineshop oder ein Bestellformular kann Gutscheine online verfügbar machen. Ein Gutscheinsystem ist hingegen gezielt auf den Gutscheinverkauf ausgerichtet und begleitet den gesamten Prozess – vom Kauf über verschiedene Versandarten bis zur Verwaltung und Einlösung.
Auch für den Verkauf selbst macht das einen Unterschied: Der Kaufprozess ist möglichst einfach und auf Gutscheine optimiert, verschiedene Zahlarten stehen zur Verfügung und Gutscheine lassen sich individuell konfigurieren und personalisieren. Kundinnen und Kunden können beispielsweise ihr Wunschdesign wählen, eine persönliche Nachricht ergänzen und den Gutschein bereits vor dem Kauf in einer Vorschau sehen.
Dazu kommen Funktionen für die gezielte Vermarktung und bessere Auffindbarkeit der Gutscheinangebote – auch mit Blick auf Suchmaschinen und die zunehmende Suche über KI. Für Betriebe mit mehreren Verkaufs- und Einlösestellen wird zudem die zentrale Verwaltung besonders relevant.
Kurz gesagt: Die Frage ist weniger, ob bereits ein Shop vorhanden ist, sondern ob dieser den gesamten Gutscheinprozess optimal unterstützt und das Verkaufspotenzial ausschöpft.
«Unsere Gäste möchten physische Gutscheine. Müssen wir wirklich digital werden?»
Digital oder physisch ist kein Entweder-oder.
Ein modernes Gutscheinsystem sollte dem Gast die Wahl lassen. Bei e-guma kann ein Gutschein beispielsweise als Print@Home-Version gekauft, per Post bestellt oder vor Ort bezogen werden.
Gerade Print@Home ist interessant für spontane Käufe: Wer kurzfristig ein Geschenk benötigt, möchte nicht zwingend auf den Postversand warten oder zuerst beim Betrieb vorbeigehen. Gleichzeitig bleibt der hochwertige physische Gutschein weiterhin möglich.
Gianluca: «Für mich ist das einer der wichtigsten Punkte: Wir müssen nicht zwischen digital und physisch wählen. Der Gast kann den Gutschein sofort zuhause ausdrucken, ihn per Post bestellen oder vor Ort beziehen. Für den Betrieb läuft alles in derselben zentralen Verwaltung zusammen.»
«Lohnt sich ein Gutscheinsystem überhaupt für einen kleinen Betrieb?»
Ein Gutscheinsystem ist nicht automatisch nur für grosse Hotels oder Unternehmen mit zahlreichen Standorten sinnvoll.
Die entscheidende Frage lautet vielmehr: Was braucht der einzelne Betrieb?
Ein grosses Hotel hat möglicherweise viele Gutscheinarten, unterschiedliche Verkaufsstellen und komplexere Prozesse. Ein Café benötigt vielleicht lediglich fünf oder sechs Angebote und einen unkomplizierten Shop. Deshalb wird e-guma individuell auf den jeweiligen Betrieb und dessen Anforderungen abgestimmt.
Gianluca: «Ein Café braucht nicht dasselbe Setup wie ein Fünf-Sterne-Hotel. Deshalb schauen wir gemeinsam an, was ein Betrieb tatsächlich benötigt und was nicht. Das System und das Angebot sollen zum Unternehmen passen, nicht umgekehrt.»
«Lohnt sich die Investition für ein professionelles Gutscheinsystem?»
Ja – denn ein professionelles Gutscheinsystem schafft gleich auf mehreren Ebenen Mehrwert. Es automatisiert manuelle Prozesse, spart wertvolle Arbeitszeit und macht es einfacher, Gutscheine rund um die Uhr zu verkaufen.
Gleichzeitig sind Gutscheine eine besonders wirkungsvolle Form des Empfehlungsmarketings: Zufriedene Gäste verschenken einen Besuch oder ein Erlebnis in Ihrem Betrieb und bringen so neue Gäste zu Ihnen – ohne zusätzliches Werbebudget.
Auch wirtschaftlich sind Gutscheine attraktiv: Sie werden im Voraus bezahlt und ein Teil davon wird erfahrungsgemäss nicht eingelöst. Diese Einnahmen tragen zusätzlich dazu bei, die Investition in das System zu refinanzieren.
Auch die Erfahrungen unserer Kunden zeigen, dass sich die Investition auszahlt: Viele Betriebe konnten ihren Gutscheinumsatz nach der Einführung von e-guma deutlich steigern. Entsprechend kann sich die anfängliche Investition bereits nach kurzer Zeit amortisieren.
Hinzu kommt, dass das laufende Modell erfolgsbasiert ist: Es gibt keine klassischen wiederkehrenden Lizenz- oder Grundgebühren. Eine Kommission fällt dann an, wenn über das System auch Umsatz generiert wird.
Gianluca: «Für mich ist es ein Win-win-Modell. Die laufende Kommission fällt dann an, wenn über das System auch Umsatz generiert wird. Gleichzeitig spart der Betrieb Arbeitsaufwand, erhält eine bessere Übersicht und hat ein System, das aktiv beim Gutscheinverkauf unterstützt.»
«Die Einführung klingt nach viel zusätzlicher Arbeit»
Tatsächlich hält sich der Aufwand für den Betrieb in Grenzen. Zwar wird e-guma individuell auf den jeweiligen Betrieb abgestimmt, den Grossteil der Umsetzung übernimmt jedoch unser Projektteam.
Von der Konfiguration über das Design von Shop und Gutscheinen bis zur Koordination mit relevanten Partnern und der Schulung der Mitarbeitenden: Unsere Projektleitung begleitet den gesamten Prozess. Vom Betrieb selbst benötigen wir in erster Linie die entsprechenden Inhalte und Grundlagen.
So bleibt der interne Aufwand überschaubar und gleichzeitig entsteht eine Lösung, die zu den eigenen Angeboten und Abläufen passt.
Was sich dennoch lohnt: frühzeitig planen. Besonders wer für das Weihnachtsgeschäft bereit sein möchte, sollte sich nicht erst im Herbst mit dem Thema beschäftigen. Nicht weil die Einführung besonders aufwändig wäre, sondern weil Gestaltung, Konfiguration und Abstimmung sorgfältig auf den jeweiligen Betrieb zugeschnitten werden.
Gianluca: «Viele beschäftigen sich erst im September oder Oktober mit dem Thema und möchten dann möglichst sofort live gehen. Unsere Empfehlung ist deshalb, sich frühzeitig Gedanken zu machen. So können wir alles in Ruhe auf den Betrieb abstimmen und der Gutscheinshop ist bereit, wenn die umsatzstarke Weihnachtszeit beginnt.»
Vielleicht ist die wichtigste Frage eine andere
Bei der Entscheidung für oder gegen einen Gutscheinshop geht es schnell um Funktionen, Prozesse und Kosten. Gianluca bringt im Gespräch jedoch noch eine andere Perspektive ins Spiel:
Was passiert eigentlich, wenn ein Gast einen Gutschein kaufen möchte und es nicht einfach kann?
Wer kurzfristig ein Geschenk sucht, vergleicht online. Muss bei einem Betrieb zuerst ein Formular ausgefüllt, auf eine Antwort gewartet oder der Gutschein vor Ort abgeholt werden, während er anderswo innerhalb weniger Minuten gekauft werden kann, ist die Entscheidung möglicherweise bereits gefallen. Und ein Gutschein ist mehr als ein vorausbezahltes Produkt.
Ein zufriedener Gast kauft einen Gutschein und verschenkt ihn an Freunde, Familie oder Kollegen. Dadurch lernt eine neue Person den Betrieb kennen und kann später selbst zum Stammgast oder Gutscheinkäufer werden.
Für Gianluca ist genau dieser Kreislauf einer der spannendsten Aspekte des Gutscheinverkaufs: «Ein Gutschein ist für mich auch Marketing, das vom Gast weitergetragen wird. Ein zufriedener Gast verschenkt ein Erlebnis bei einem Betrieb, den er gerne weiterempfiehlt. So erreicht man neue Gäste, bevor sie überhaupt zum ersten Mal vor Ort waren.»
Vielleicht sollte die erste Frage deshalb gar nicht lauten: «Brauchen wir ein Gutscheinsystem?» Sondern vielmehr: «Wie einfach machen wir es unseren Gästen heute, uns weiterzuempfehlen und unsere Erlebnisse zu verschenken?»
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- von Nicole Odermatt, Content Marketing Manager