Erfahrungsbericht CastleClassics
Von Musik- und Street Food Festivals, Open Air Kinos- und Theater, über Sportanlässe bis hin zu Stadt- und Dorffester, die Veranstaltungsbranche mit all ihrer Vielfalt ist gerade in Mitte ihrer wundervollen Blüte. Doch die Hochsaison setzt Veranstalter auch vor einige organisatorische und technische Herausforderungen. Gerade das Ticketing spielt mitunter eine zentrale Rolle für einen erfolgreichen Event.
Das ein Ticketsystem im Prozess der Eventveranstaltung diverse Bedingungen und Funktionen erfüllen beziehungsweise einnehmen muss, damit der Ticketverkauf einwandfrei für Veranstalter und Besucher funktioniert, weiss auch Markus Meier, Co-Präsident vom Verein CastleClassics.
Das Kammermusikformat aus Hohenrain, Luzern begeistert gerade in ihrer dritten Konzertsaison das Publikum mit ihrem klassischen Musikerlebnis. Im Gespräch nimmt er uns mit hinter die Bühne des Vereins und erzählt uns, wie er durch das e-guma Ticketsystem für alle Besucher das passende Ticket anbieten kann. Sei das vom direkten Onlinekauf, über Reservationen mit Zahlung an der Abendkasse bis hin zu Saisonpässen mit festen Sitzplätzen.
Herr Meier, worauf dürfen die Besucher und Besucherinnen des CastleClassics sich bei Ihnen freuen?
Die Veranstaltungen gliedern sich jeweils in zwei Konzerte pro Abend mit Start um 17.00 Uhr für das erste und 19.00 Uhr für das Zweite. Dazwischen offerieren wir allen Besucherinnen von 18.00 bis 19.00 Uhr einen «Apéro Riche», der zu Gesprächen und Austausch einlädt.
Die BesucherInnen können bei uns zwischen folgenden Varianten wählen:
- Besuch beider Konzerte inklusive Apéro
- Besuch des ersten Konzerts um 17.00 Uhr mit anschliessendem Apéro
- Besuch des zweiten Konzerts um 19.00 Uhr mit Apéro ab 18.00 Uhr
Zu Beginn einer Saison gibt es auch die Möglichkeit, ein Saison-Abonnement mit festen Sitzplätzen für alle Konzerte zu erstehen.
Erfahren Sie mehr über CastleClassics: Das etwas andere Kammermusikformat
Als Veranstalter spielt das Ticketing bei Ihnen eine zentrale Rolle. Was ist Ihnen deshalb bei dem ganzen Vorgang des Ticketverkaufs besonders wichtig? Worauf legen Sie einen besonderen Wert?
Wir benötigen ein flexibles System für die Buchung und Verwaltung der Tickets mit einem Ticketshop, welcher es unserem Publikum erlaubt, rasch und unkompliziert Tickets zu buchen. Gleichzeitig stellt unser Format (zwei Konzerte pro Konzertabend) gewisse Anforderungen an ein Ticketsystem, nämlich die Verknüpfung der beiden Saalpläne, denn gewisse Besucherinnen nehmen an beiden und andere nur an einzelnen Konzerten teil.
Des Weiteren verkaufen wir zu Saisonbeginn ein Saison-Abonnement für alle fünf Konzertabende mit jeweils zwei Konzerten. Entsprechend müssen auch hier die Saalpläne aller 10 Konzerte miteinander verknüpft werden. Diese Komplexität konnte von allen Anbietern nur e-guma durch die Programmierung einer kundenspezifischen Lösung erfüllen.
Auch eine «real-time» Abendkasse ist für uns zentral, da wir immer mehr auch spontane BesucherInnen begrüssen dürfen. Zudem kommt es vor, dass BesucherInnen schon mal ihre Tickets zu Hause vergessen, sodass wir ihnen diese vor Ort ausdrucken müssen oder gewisse BesucherInnen wünschen sich, ihre reservierten Tickets direkt an der Abendkasse bezahlen zu können.
Entsprechend wichtig ist es, all diese Punkte innerhalb des Ticketsystems einfach und schnell abwickeln zu können, was uns das System von e-guma ermöglicht.
Und zu guter Letzt sind für uns Verkaufsstatistiken wichtig, um den Vorverkauf der Konzerte zu tracken und Marketing-Massnahmen zu steuern. Dabei schätzen wir auch die Möglichkeit, mit Promo-Codes arbeiten zu können, z. B. für Gratistickets.
Wissen Sie auch, was für Ihre BesucherInnen beim Ticketkauf wichtig ist?
Unser Publikum schätzt eine grosse Vielfalt an Zahlungsmitteln. U. a. ist die Option «Zahlung per Rechnung» sehr beliebt. Zudem schätzen sie ein übersichtliches, klar gegliedertes Frontend bei der Reservation der Tickets mit der Möglichkeit, sich die eigenen Sitzplätze aussuchen zu können.
Ihr Kammermusikformat bietet zu Saisonbeginn jeweils auch einen Saisonpass an: Was ist Ihre Erfahrung damit?
CastleClassics bietet seit der 2. Saison das Saison-Abonnement für alle 5 Konzertabend / 10 Konzerte mit steigender Nachfrage an. Unser Saison-Abonnement ist auf andere Personen übertragbar und erfreut sich – neben dem grossartigen Musikerlebnis – auch darum grosser Beliebtheit. Saison-Abonnemente sind für CastleClassics ein wichtiges Instrument der Kundenbindung. Daher geniessen unsere Saison-Abonnementskunden den Vorzug, sich ihre Lieblingsplätze vor Start des allgemeinen Vorverkaufs zu sichern.
Wie ist für Sie das Handling von Saisonpässen im e-guma Ticketsystem?
Dank der kundenspezifischen Lösung und der Flexibilität des Systems ist das Handling der Saison-Abonnemente denkbar einfach und unkompliziert. Wie bereits erwähnt, buchen viele unserer Stammkunden Jahr für Jahr ihr Saison-Abonnement. Diese werden zu Saisonbeginn von uns persönlich angeschrieben und wir nehmen dann direkt die Buchungen über das System vor. Erst dann beginnt der öffentliche Vorverkauf über die Plattform – mit e-guma lässt sich dieser zweistufige Prozess perfekt abbilden.
Zur guter Letzt: Wem würden Sie e-guma weiterempfehlen?
Wir können e-guma jedem Veranstalter von Events sehr empfehlen, insbesondere denjenigen, welche auf eine kundenspezifische Anpassung aufgrund eines speziellen Formats angewiesen sind. Die Flexibilität, Qualität und Schnelligkeit bei der Erstellung unseres CastleClassics Ticketsystems war beeindruckend. Bereits nach einer kurzen Testphase konnte das System produktiv eingesetzt werden. Zudem stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis – sowohl bei der Entwicklung als auch beim Betrieb.
Saisonpässe im e-guma Ticketsystem
Dauerkarten und Saisonpässe sind besonders im Sportbereich wie etwa dem Fussball beliebt, machen aber, wie die Erfolgsgeschichte von CastleClassics zeigt, auch ausserhalb vom Spielfeldrand eine top Figur. Sei es im Kino, im Theater, bei Festivals und so weiter.
Der Verkauf von Abonnementen für Veranstaltungsreihen ist eine tolle Ergänzung zu Einzelkarten und stärkt die immens wichtige Bindung zu Stammgästen und Interessierten. Deshalb bietet das e-guma Ticketsystem für Veranstaltungen mit Saalplan die Möglichkeit, den Saalplan über mehrere Events zu synchronisieren. Damit können Sie ganz flexible für Ihre Veranstaltungen sowohl Einzeltickets als auch Abos mit festen Sitzplatz anbieten.
Sie brauchen Hilfe beim Aufschalten Ihres Events oder möchten mehr über das e-guma Gutschein- und Ticketsystem erfahren? Unser Support-Team steht Ihnen bei Ihrer Planung gerne beratend zur Seite. Bitte kontaktieren Sie uns.