Das PMS ist das Herzstück eines Hotels. Hier laufen Reservationen, Zimmerverwaltung, Rechnungen und Gästedaten zusammen. Daran wird sich auch in Zukunft nichts ändern.
Wenn es jedoch um den Verkauf und die Verwaltung von Gutscheinen geht, stossen viele Property Management Systems-Lösungen an ihre Grenzen. Genau deshalb verfolgt e-guma einen anderen Ansatz: Das PMS bleibt das führende System für den Hotelbetrieb, während e-guma den gesamten Gutscheinprozess unabhängig übernimmt. Beide Systeme erfüllen unterschiedliche Aufgaben und ergänzen sich optimal.
Trotzdem führen zahlreiche Hotels ihre Gutscheine doppelt – einmal im PMS und zusätzlich im Gutscheinsystem. Das verursacht unnötigen Aufwand, erhöht die Fehleranfälligkeit und macht Prozesse komplizierter als nötig.
Doch wie sieht ein moderner und effizienter Ablauf aus?
Inhalt auf einen Blick
«Ein Property Management Systems ist für den Hotelbetrieb unverzichtbar. Für den professionellen Gutscheinverkauf ist jedoch ein spezialisiertes Gutscheinsystem deutlich besser geeignet.»
– Tobias Reichgruber, Key Account Manager bei e-guma
Das klassische Vorgehen im PMS
Viele Hotels verwalten Gutscheine über sogenannte Durchlaufkonten. Wird ein Gutschein verkauft, wird die Zahlung auf einem separaten Konto «parkiert». Sobald der Gast den Gutschein einlöst, wird die entsprechende Zahlung auf die Rechnung übertragen.
Auf den ersten Blick klingt das logisch. In der Praxis bringt dieses Vorgehen jedoch einige Herausforderungen mit sich:
- Für jeden einzelnen Gutschein muss eine Buchung angelegt werden.
- Mit jeder zusätzlichen Gutscheinbuchung wächst die Datenmenge im PMS, was die Performance des Systems beeinträchtigen kann.
- Zahlendreher oder Fehlzuordnungen können passieren.
- Die Suche nach einzelnen Gutscheinen wird aufwändig.
- Spezifische Funktionen für Gutscheinverwaltung, Marketing und Auswertungen fehlen meist vollständig.
Viele Property Management System-Anbieter haben deshalb eine eigene Gutscheinverwaltung integriert. Das vereinfacht gewisse Abläufe, löst aber die grundlegenden Herausforderungen nicht.
Die Grenzen einer PMS-internen Gutscheinverwaltung
Selbst wenn das PMS eine Gutscheinfunktion anbietet, bleibt meist ein erheblicher manueller Aufwand bestehen.
Oft muss zunächst eine Buchung im Property Management Systems erstellt werden, damit überhaupt eine eindeutige Gutscheinnummer generiert werden kann. Hinzu kommt, dass die meisten PMS-Systeme keinen vollwertigen Onlineshop bieten.
Das bedeutet:
- Bestellungen werden telefonisch oder per E-Mail entgegengenommen.
- Mitarbeitende erfassen die Daten manuell.
- Im PMS wird eine Buchung erstellt, damit die Gutscheinnummer generiert werden kann.
- Der Gutschein wird gestaltet oder übertragen.
- Anschliessend erfolgt der Versand per E-Mail oder Post.
Ein Prozess, der viel Zeit kostet und nicht mehr den Erwartungen moderner Gäste entspricht.
Warum PMS-Onlineshops selten überzeugen
Einige wenige PMS-Anbieter bieten mittlerweile integrierte Gutscheinshops an. Diese basieren jedoch häufig auf der bestehenden Online Booking Engine und wurden ursprünglich nicht speziell für den Gutscheinverkauf entwickelt.
Dadurch fehlen oft wichtige Funktionen:
- Unterschiedliche Gutscheintypen
- Erlebnis- und Angebotsgutscheine
- Individuelle Gestaltungsmöglichkeiten
- Personalisierung durch den Käufer
- Flexible Angebotskonfiguration
- Moderne Zahlungsarten
- Marketing- und Kampagnenfunktionen
Zudem ist die Einrichtung häufig komplex, da Änderungen direkt Auswirkungen auf Prozesse im PMS haben können.
Auch Funktionen wie QR-Code-Verlinkungen, Social-Media-Kampagnen oder verkaufsfördernde Landingpages gehören selten zum Leistungsumfang.
Warum e-guma bewusst unabhängig vom PMS arbeitet
e-guma wurde nicht entwickelt, um ein Property Management System zu ersetzen. Im Gegenteil: Das Ziel ist eine optimale Ergänzung zum bestehenden Property Management Systeme. Als zentrale Gutscheinplattform übernimmt e-guma genau die Aufgaben, für die ein spezialisiertes Gutscheinsystem geschaffen wurde:
- Gutscheinverkauf
- Gutscheinverwaltung
- Gutscheinentwertung
- Onlineshop
- Marketing
- Reporting
Das PMS bleibt weiterhin das führende System für den Hotelbetrieb, während e-guma die zentrale und verlässliche Datenbasis für sämtliche Gutscheine bildet.
Buchhaltung: Warum eine doppelte Führung keinen Mehrwert bringt
Ein häufiger Einwand lautet: «Wir möchten jeden einzelnen Gutschein auch im PMS erfassen.»
Aus Sicht der Finanzbuchhaltung ist das jedoch nicht notwendig. Entscheidend ist nicht, aus wie vielen Einzelverkäufen sich eine Verbindlichkeit zusammensetzt, sondern die Gesamtsumme.
Ein einfaches Beispiel:
- 1 Gutschein über CHF 10’000
- 5 Gutscheine à CHF 2’000
- 100 Gutscheine à CHF 100
Für die Finanzbuchhaltung bleibt die Verbindlichkeit in allen drei Fällen exakt gleich: CHF 10’000.
«Für die Finanzbuchhaltung spielt es keine Rolle, aus wie vielen Einzelverkäufen sich die Gutscheinverbindlichkeiten zusammensetzen – entscheidend ist die Gesamtsumme.»
– Tobias Reichgruber, Key Account Manager bei e-guma
Deshalb erstellt e-guma automatisch Verkaufsreports mit kumulierten Tageswerten. Diese können als Sammelbuchung in das PMS beziehungsweise direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Auf Wunsch lassen sich Onlineverkäufe auch monatlich gesammelt verbuchen. So sinkt der administrative Aufwand erheblich, ohne dass Informationen verloren gehen.
Die grösste Fehlerquelle: doppelte Prozesse
Werden Gutscheine sowohl in e-guma als auch im PMS verwaltet, entstehen unnötige Risiken. Jede Einlösung müsste in beiden Systemen nachgeführt werden.
Ein Gutschein müsste dann:
- in e-guma verkauft werden,
- im PMS zusätzlich erfasst werden,
- in e-guma entwertet werden,
- im PMS erneut ausgebucht werden.
Wird einer dieser Schritte vergessen, entstehen Differenzen, die später nur mit grossem Aufwand nachvollzogen werden können.
«Eine doppelte Führung von Gutscheinen im PMS und im Gutscheinsystem schafft unnötige Fehlerquellen und zusätzlichen administrativen Aufwand.»
– Tobias Reichgruber, Key Account Manager bei e-guma
Ein klar definierter Prozess mit einer zentralen Gutscheinverwaltung reduziert diese Fehlerquellen erheblich.
Auch bei Einlösungen zählt die Gesamtsumme
Dasselbe Prinzip gilt bei der Einlösung von Gutscheinen. Auch hier ist für die Finanzbuchhaltung nicht entscheidend, welche einzelnen Gutscheine eingelöst wurden, sondern welche Gesamtsumme die offenen Verbindlichkeiten reduziert. e-guma erstellt dafür automatisch Einlösereports.
Da die Zahlungsart «Gutscheineinlösung» im PMS oder Kassensystem ohnehin für den Rechnungsabschluss verwendet wird, genügt ein einfacher Abgleich mit dem Kassenjournal, dem Tagesabschluss oder dem PMS-Abschluss. So entstehen nachvollziehbare und revisionssichere Prozesse – ganz ohne doppelte Datenerfassung.
Was passiert bei einem PMS-Wechsel?
Der Hotelmarkt entwickelt sich laufend weiter. Property Management Systeme werden ersetzt, Online Booking Engines wechseln und Kassensysteme werden modernisiert.
Wer seine Gutscheinverwaltung vollständig im PMS aufgebaut hat, steht bei einem Systemwechsel oft vor grossen Herausforderungen. Historische Daten und etablierte Prozesse müssen migriert werden, und nicht jede neue Lösung unterstützt dieselben Abläufe.
Mit einer zentralen Gutscheinverwaltung über e-guma bleibt der Prozess hingegen stabil. Die Gutscheindaten bleiben erhalten – unabhängig davon, welches PMS, Kassensystem oder welche Booking Engine eingesetzt wird.
«Mit einer zentralen Gutscheinverwaltung bleiben Hotels unabhängig vom eingesetzten PMS, Kassensystem oder der Booking Engine. Prozesse bleiben bestehen – auch wenn sich einzelne Systeme ändern.» – Tobias Reichgruber, Key Account Manager bei e-guma
Eine zentrale Datenbasis schafft Zukunftssicherheit
Das gilt nicht nur für Property Management Systeme. Auch Lösungen wie:
- SimpleBooking
- HotelNetSolutions
- HotelPartner
- verschiedene Kassensysteme
- neue Payment-Anbieter
können jederzeit ausgetauscht werden.
Wenn e-guma die zentrale Plattform für Gutscheine bleibt, funktionieren alle angeschlossenen Systeme weiterhin reibungslos zusammen. Das schafft Flexibilität, reduziert Abhängigkeiten und vereinfacht zukünftige Systemwechsel erheblich.
Fazit: Das PMS bleibt das Herzstück – e-guma übernimmt die Spezialaufgabe
Ein PMS ist für den Hotelbetrieb unverzichtbar. Für einen professionellen Gutscheinverkauf ist ein spezialisiertes Gutscheinsystem jedoch deutlich besser geeignet.
Die grössten Vorteile entstehen deshalb nicht durch eine doppelte Gutscheinführung, sondern durch eine klare Aufgabentrennung:
- Das PMS verwaltet den Hotelbetrieb.
- e-guma verwaltet Gutscheine, Verkauf und Einlösungen.
Das reduziert den administrativen Aufwand, minimiert Fehlerquellen, vereinfacht die Buchhaltung und sorgt dafür, dass Hotels auch bei zukünftigen Systemwechseln flexibel bleiben.
«Je weniger Gutscheine doppelt geführt werden, desto einfacher, schneller und sicherer werden die Prozesse für Réception, Buchhaltung und Management.» – Tobias Reichgruber, Key Account Manager bei e-guma
Oder anders gesagt: Wer das PMS für seine Kernaufgaben nutzt und den Gutscheinverkauf einem spezialisierten System überlässt, schafft effiziente Prozesse, reduziert Fehlerquellen und bleibt auch bei zukünftigen Systemwechseln flexibel.
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- von Nicole Odermatt, Content Marketing Manager